ক্লায়েন্ট কমিউনিকেশন কি?
ফ্রীলান্সিং জগতে ক্লায়েন্টদের সাথে ভালোভাবে কাজ করার একমাত্র চাবিকাঠি হলো কম্যুনিকেশন স্কিল। কার্যকর পন্থায় ক্লায়েন্টদের সাথে একটি দীর্ঘমেয়াদি ও শক্তিশালী সম্পর্ক গড়তে চাইলে কম্যুনিকেশন স্কিল এর বিকল্প নেই। ক্লায়েন্ট এটাই বিশ্বাস করে যে আপনি ওনার সমস্যার সমাধান করতে পারবেন। কিন্তু ক্লায়েন্ট এর সেই বিশ্বাস এক মুহূর্তে হারিয়ে যেতে পারে যদি আপনি যোগাযোগে দক্ষ না হন। আবার ঠিক একইভাবে যদি আপনি ক্লায়েন্ট কমুইনিকেশন এভালো হয়ে থাকেন তাহলে ক্লায়েন্ট এর সাইড থেকে আপনি অনেক বেশি সুবিধার জায়গা করে নিতে পারবেন।
কম্যুনিকেশন এ ভালো হলে যে সকল বিষয়গুলো ক্লায়েন্ট ও ফ্রীলান্সারদের জন্য ভালো তা নিম্নরূপ-
- প্রকল্পের দিকনির্দেশনা এবং উদ্দেশ্য পরিষ্কার হয়ে থাকে
- ক্লায়েন্ট এর বিশ্বাস তৈরি হয়ে থাকে
- ক্লায়েন্টের দৃষ্টিভঙ্গি স্পষ্টত বোঝা যায়
- জবাবদিহিতার বিষয় খোলামেলা হয়ে থাকে
- প্রকল্পের উদ্দেশ্য, বাজেট এবং অন্যান্য বিষয়গুলিতে কোনো প্রকার বিভ্রান্তি থাকে না
কিভাবে ক্লায়েন্ট কম্যুনিকেশন ডেভেলপ করবেন
ক্লায়েন্ট জার্নিতে কম্যুনিকেশন একটা বিরাট ফ্যাক্ট, তাই নিজের প্রয়োজনে কম্যুনিকেশন স্কিল ডেভেলপমেন্ট করুন। নিচে ক্লায়েন্ট কম্যুনিকেশন এর প্রয়োজনীয় ১০টি ধাপ বর্ণনা করা হলো-
ব্যাক্তিগত সম্পর্ক উন্নয়ন করুন
ক্লায়েন্ট এর সাথে কথোপকথনে ভয় পাওয়া উচিত নয়, বরং সাবলীলভাবে কথা বলুন। আপনার ব্যক্তিত্বের ধরন নির্বিশেষে, আপনি আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে একটি বন্ধন তৈরি করতে পারেন। এই বন্ধনটি বন্ধুত্বপূর্ণ, যোগাযোগযোগ্য এবং একটি ইতিবাচক মনোভাব তৈরি করবে। মিটিংয়ের সময় তাদের সাথে সম্পূর্ণ মনোযোগ দিয়ে কাজ করুন। আপনি ক্রমাগতভাবে ক্লায়েন্টের লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্য পূরণে কাজ করছেন তা নিশ্চিত করুন।
ক্লায়েন্ট এর সাথে যোগাযোগ এর মাধ্যম ফিক্স করুন
ক্লায়েন্ট এর সাথে যোগাযোগ করার জন্য প্রথমে খেয়াল করুন উনি কোন মাধ্যমে বেশি সময় দিয়ে থাকেন। প্রযন্জনে ক্লায়েন্ট যে চ্যানেল এর কথা বলবে সেই চ্যানেল এ আপনার উপস্থিতি নিশ্চিত করুন। অনেকেই আছে সরাসরি বা মুখোমুখি কথা বলতে পছন্দ করে। সেক্ষেত্রে আপনি মাইক্রোফন ও ওয়েবক্যামেরা ব্যবহার করুন।
শিডিউল করে মিটিং করুন
ক্লায়েন্ট সাথে মিটিং করার জন্য প্রয়োজনে শিডিউল ফিক্স করে রাখুন এবং ক্লায়েন্ট কে আপডেট দিয়ে রাখুন। ক্লায়েন্ট এর পার্ট থেকে যদি শিডিউল দেয়া থাকে তাহলে অবশ্যই মিটিং শুরু হওয়ার পূর্বেই আপনার উপস্থিতি নিশ্চিত করুন। কোনো কারণে যদি আপনি উপস্থিত হতে না পারেন তাহলে অবশ্যই তাকে আগেই জানিয়ে দিন।
ক্লায়েন্ট এর সময়কে গুরুত্ব দিন
ক্লায়েন্ট অনেক সময় ইমার্জেন্সি মিটিং কল করতে পারে সেক্ষেত্রে আপনি উপস্থিত হওয়ার জন্য সর্বোচ্চ চেষ্টা করুন, কোনো ভাবেই এড়িয়ে যাওয়া ঠিক হবে না। এমার্জেন্সি মানেই অধিক গুরুত্ব এর সত্যি বিবেচনা করা উচিত।
সততার সহিত যোগাযোগ করুন
ক্লায়েন্ট কোন প্রজেক্ট এর ব্যাপারে যদি আপডেট পেতে চায় তাহলে অবশ্যই তাকে সঙ্গে সঙ্গে আপডেট দিন। কোনোভাবেই তাকে সময় ক্ষেপন করবেন না। আবার কোনো কারণে আপনার যদি প্রজেক্ট ডেলিভারি করতে দেরি হয় তাহলে তাকে কারণসহ ডিটেলস জানিয়ে দিন এবং কতদিন লাগবে সেটা স্পষ্টভাবে জানিয়ে দিন।
সাপোর্টিং টুলস বা সিআরএম এ আপডেট দিয়ে রাখুন
প্রজেক্ট এর জন্য যদি কোনো প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট বা সিআরএম সফটওয়্যার ব্যবহার করা হয় তাহলে প্রজেক্ট সংক্রান্ত তথ্য সিআরএম এ আপডেট রাখুন। সিআরএম এ আপডেট দিয়ে ক্লায়েন্টকে জানিয়ে দিন যে প্রজেক্ট কতদূর এগিয়েছে তাহলে ক্লায়েন্ট বুঝতে পারবেন যে আপনি একজন প্রো-একটিভ মেম্বার।
ছুটি লাগলে চেয়ে নিন
যদি আপনি বাৎসরিক কন্ট্রাক্ট এ কাজ করেন তাহলে বছরে কোন সময়ে আপনার ছুটি লাগবে তাকে আগেই জানিয়ে রাখুন। এতে ক্লায়েন্ট ক্লায়েন্ট সেই অনুযায়ী তার প্রজেক্ট এর গোল সেটআপ করে রাখতে পারবেন।
রিকোয়ারমেন্ট বুঝে নিন
কাজের শুরুতে প্রয়োজনীয় রিকোয়ারমেন্ট ক্লায়েন্ট এর কাছ থেকে বুঝে নিন। ক্লায়েন্ট এর গোল ও ডেডলাইন ক্লিয়ার করে নিন এবং সে অনুযায়ী কাজ শুরু করুন।
দ্বিধা এড়িয়ে কম্যুনিকেশন করুন
কাজ চলমান থাকা অবস্থায় যেকোন বিষয় জানতে চাইলে দ্বিধা না করে সরাসরি জিজ্ঞেস করুন। এতে অন্তত ক্লায়েন্ট বিষয়টি বুঝতে পারবেন যে আপনি কাজটিতে হাত দিয়েছেন, এগিয়ে নেয়ার চেষ্টা করছেন।
ফিডব্যাক চেয়ে নিন
কাজ ভালোভাবে সম্পন্ন হয়ে গেলে ক্লায়েন্টকে রিভিউ করে ফিডব্যাক দিতে বলুন।
